Conditions générales

Conditions générales de prestation de services

1. Champ d'application et définitions

1.1. Champ d'application

Ces conditions générales régissent toutes les relations professionnelles entre LEGITAX, dont le siège social est situé au 102B Chaussée de Bruxelles, 1410 Waterloo, enregistré à la BCE et au RPM du Brabant Wallon sous le numéro 0797.112.445, et ses clients.

Toute dérogation doit être expressément acceptée par écrit par les deux parties.

En cas de divergence entre ces conditions générales et la lettre de mission, la lettre de mission prévaudra.

Ces conditions générales sont portées à la connaissance des clients par leur inclusion dans la lettre de mission. Une copie de ces conditions générales est également disponible sur le site internet de l'entreprise : www.legitax.be. Par conséquent, tout client qui sollicite les services de LEGITAX est réputé avoir pris connaissance de ces conditions générales et les avoir acceptées sans réserve.

Sauf si LEGITAX publie ou communique une version plus récente, ces conditions générales s'appliquent également à toutes les relations futures entre les parties. Toute modification, complément ou dérogation doit être préalablement et expressément accepté par écrit par LEGITAX, sauf en cas de publication ou de communication par LEGITAX d'une version plus récente.

1.2. Définitions

Les mots et phrases suivants, qui sont largement utilisés dans les présentes conditions générales, ont le sens spécifié ci-après, et ce partout où ils sont utilisés.

Le client ou vous (ou formulations semblables) : le destinataire (ou les destinataires) de la lettre de mission
Le professionnel ou nous (ou formulations semblables) : LEGITAX - société privée à responsabilité limitée (SRL) dont le numéro d’entreprise est le 0797.112.445 et le siège social est situé à Chaussée de Bruxelles 102B à 1410 Waterloo.
La lettre de mission : le document contractuel qui précise les termes et conditions de la collaboration entre LEGITAX et son client. Elle détaille les prestations à réaliser, les responsabilités de chaque partie, les honoraires, ainsi que les modalités de résiliation et de révision du contrat.
Les services : les services professionnels rendus par LEGITAX en vertu de la lettre de mission.

2. Conclusion du contrat

2.1. Début de la convention

À défaut de clause contraire dans la lettre de mission, la convention est conclue et prend effet

soit au moment où le professionnel réceptionne la lettre de mission, signée par le client, et la contresigne à son tour ;
soit au moment où le professionnel commence à exécuter la mission, à la demande du client, lorsque cette exécution débute à un moment antérieur.

Lorsque le professionnel n’a pas encore réceptionné la lettre de mission signée par le client, toutes les relations professionnelles, entre les parties, sont, dans tous les cas, soumises aux présentes conditions générales et à la lettre de mission, dès lors et pour autant que ces documents contractuels aient été remis au client.

Les prestations seront généralement fixées dans la lettre de mission. À défaut, celles-ci seront reprises en libellé de la note d’honoraires et seront d’office considérées comme étant le résultat d’un accord verbal.

2.2. Exécution de la mission

Le professionnel s'engage à exécuter ses prestations dans des délais raisonnables et, en cas de délais spécifiquement convenus, à déployer des efforts raisonnables pour respecter ceux-ci. Le professionnel ne pourra en tout état de cause être tenu responsable en cas de dépassement des délais imputables au client, à des tiers ou en cas de force majeur.

Si des circonstances imprévues ou imprévisibles surviennent après la conclusion du contrat, rendant l'exécution de celui-ci plus difficile ou plus coûteuse, le professionnel est autorisé à suspendre ou ajuster ses obligations en conséquence.

2.3. Transfert de la convention

En cas de transfert de la présente convention, notamment en vertu d’une cession de clientèle, à une personne morale reconnue par l'Institut des Conseillers fiscaux et des Experts-comptables (ci-après « l’ITAA »), Le professionnel informera le client par écrit, au plus tard dans les quinze jours du transfert, des coordonnées complètes du repreneur en ce compris son numéro d’inscription au registre public de l’ITAA.

Le client et le professionnel reconnaissent et acceptent que la convention soit purement et simplement poursuivie avec le repreneur telle qu’initialement conclue entre les parties.

3. Durée et résiliation de la convention

3.1. Missions récurrentes

Par « mission récurrente », on entend : mission constituée de prestations successives de même nature qui doivent être exécutées dans des délais connus au préalable.

Sauf lorsqu’un délai est précisé dans la lettre de mission, la convention pour une mission récurrente est censée être conclue pour une durée indéterminée. Les deux parties peuvent y mettre fin à tout moment moyennant une résiliation qui doit être notifiée à l’autre partie par courrier électronique. Un contrat distinct peut être conclu pour les prestations qui seront fournies après la fin de la convention, mais qui ont trait à la période durant laquelle la convention était encore en vigueur.

3.2. Missions non récurrentes

Les missions qui ne satisfont pas à la définition de « mission récurrente » sont considérées comme des missions non récurrentes. On peut également définir les missions non récurrentes comme des missions ponctuelles et non répétitives dont la réalisation met un terme à la mission.

Sauf preuve contraire, la convention portant sur une mission non récurrente est censée être conclue pour une durée déterminée.

Sauf preuve contraire, la convention portant sur une mission non récurrente est censée être conclue pour une durée déterminée. Elle se termine par l’exécution de la mission et, si ceci est d’application au vu de la nature de la mission, par la livraison des prestations convenues. En application de l’article 1794 C. civ. et, le cas échéant, par dérogation à l’article 2004 C. civ. le client a le droit de mettre fin à la convention de manière anticipée, moyennant paiement au professionnel des frais et honoraires correspondant aux travaux déjà réalisés.

3.3. Suivi

À la fin de la convention, tous les livres et documents, propriété du client, sont mis à sa disposition ou à celle de son mandataire.

Un inventaire sera dressé et devra être signé et daté en autant d'exemplaires originaux qu'il y a de parties.

4. Cessation immédiate pour raison(s) déterminée(s)

Dans tous les cas, le professionnel peut mettre fin à tout moment à la convention sans délai de préavis et sans indemnité, lorsque des raisons rendent la poursuite de la collaboration professionnelle impossible, telles que :

des circonstances mettant en péril l’indépendance du professionnel ;
des circonstances rendant impossible l’exécution de la mission, conformément aux normes professionnelles et déontologiques ;
un (des) manquement(s) manifeste(s) du client à ses propres obligations, telles que décrites dans les présentes conditions générales et dans la lettre de mission ;
en cas de concordat, procédure de dissolution ou déconfiture du client.

Les raisons qui justifient la cessation immédiate de la convention doivent être communiquées au client.

Selon les circonstances, le professionnel pourra faire précéder sa décision d’un avertissement ou d’une mise en demeure au client.

Lorsqu’il met fin à la convention, le professionnel signale au client les actes juridiques urgents et nécessaires pour la sauvegarde de ses droits qui doivent être effectués et pour lesquels il avait reçu mission.

En cas de faillite du client, la convention est résolue de plein droit.

Le client peut mettre fin à la convention à tout moment, sans délai de préavis et sans indemnité, lorsque le professionnel reste manifestement en défaut d’exécuter ses obligations, telles que décrites dans les présentes conditions générales et, le cas échéant, dans la lettre de mission.
Dans tous les cas, le client fera précéder sa décision d’une mise en demeure écrite au professionnel.

Le client qui met fin à la convention de façon irrégulière restera redevable de plein droit et sans avertissement préalable d’un indemnité égale à 6 mois de prestations suivant la lettre de mission.

5. Suspension de l'exécution des obligations

En cas d’inexécution, de mauvaise exécution ou d’exécution tardive, par le client, d’une ou de plusieurs de ses obligations, par exemple en cas de non-paiement des honoraires ou acompte(s), conformément à l’article 7 ci-dessous, le professionnel est en droit de suspendre ou de différer l’exécution de ses obligations jusqu’à ce que le client ait satisfait aux siennes. Le professionnel doit en informer le client par écrit. Si, après le début de la suspension ou du report d’exécution, des actes juridiques urgents et nécessaires pour la sauvegarde des droits du client doivent être effectués, et pour lesquels le professionnel avait reçu mission, il le signale au client. Le professionnel a droit en toute circonstances au paiement des honoraires et frais relatifs aux prestations déjà exécutées.

Tous les frais et charges, y compris les amendes et indemnités, découlant de la suspension ou du report, seront à la charge du client.

6. Droits et obligations des parties

Il est demandé au professionnel et au client de s'adresser mutuellement, et autant que possible par écrit.

6.1. Droits et obligations du professionnel

Répondant à une obligation de moyens, le professionnel exécute les missions qui lui sont confiées en tout indépendance et avec le soin requis.
Il veille à ce que les services soient prestés conformément aux normes déontologiques et autres normes professionnelles de l’Institut et en tenant compte de la législation et de la réglementation applicables en vigueur lors de l’exécution de la convention. Le professionnel ne pourra être tenu responsable des conséquences d’éventuelles modifications ultérieurs – le cas échéant, avec effet rétroactif – de ces dispositions légales et réglementaires.
Il n’est pas davantage responsable des conséquences d’éventuels manquements, fautes ou infractions commis avant son intervention.
L’exécution de la mission n’est pas – sauf stipulation contraire – spécifiquement orientée vers la découverte de fraude éventuelle.
Sauf stipulation contraire, le professionnel n’est pas tenu de vérifier le caractère juste et complet des informations qui lui sont communiquées par le client ou ses préposés, de même que la fiabilité de tous actes, contrats, inventaires, factures et pièces justificatives de toute nature, qui lui seraient confiés ou présentés par le client comme documents probants ou à utiliser comme tels.
Le professionnel peut se faire assister des collaborateurs ou experts de son choix et faire exécuter, en totalité ou en partie, les missions qui découlent de la convention par un (des) préposé(s) ou expert(s).
Conformément à l’article 44 de la loi du 17 mars 2019 relative aux professions d'expert-comptable et de conseiller fiscal, le professionnel a fait couvrir sa responsabilité civile professionnelle par un contrat d’assurance approuvé par le Conseil de l’Institut des Experts-comptables et des Conseils fiscaux.
Le professionnel, comme son(ses) mandataire(s) ou préposé(s), sont tenus au secret professionnel, conformément aux articles 50 à 52 de la loi du 17 mars 2019 relative aux professions d'expert-comptable et de conseiller fiscal, sous réserve cependant de l’application des dispositions de la législation et réglementation relative à la prévention de l’utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme.
Le cas échéant, le professionnel pourra, à sa discrétion, faire appel à des avocats, notaires, experts-comptables, réviseurs d’entreprises ou autres conseils externes dans le cadre de l’accomplissement de sa mission. Cependant, le professionnel obtiendra préalablement l’assentiment du client, qui peut être oral et tacite.

6.2. Droits et devoirs du client

Le client s'engage :

à mettre à disposition du professionnel, en temps utile et suivant les directives de ce dernier, tous les documents nécessaires à la bonne exécution des services. La périodicité de comptabilisation des documents sera fonction du dépôt de ceux-ci par le client, qui s’engage à tout mettre en œuvre pour les communiquer mensuellement.
à transmettre toute la correspondance de l’administration de la TVA et des contributions directes au professionnel dans un délai de huit jours ;
à exécuter les travaux qui lui incombent, le cas échéant, conformément à la lettre de mission ;
à porter à la connaissance du professionnel toute donnée, tout événement ou développement susceptible d’influencer l’exécution de la mission ;
si le professionnel le lui demande, à confirmer par écrit que les documents, renseignements et explications fournis sont justes et complets ;
à vérifier si les documents et états produits par le professionnel correspondent à ses attentes et à l’information fournie par lui et, si ce n’est pas le cas, à en informer sans délai le professionnel. Le professionnel peut demander au client de confirmer par écrit que les documents, renseignements et explications fournis sont justes et complets, le client est tenu de répondre au professionnel sans délai ;
à communiquer sans délai tout changement de ses coordonnées au professionnel ;
à informer le professionnel de tout défaut de paiement, dès la première échéance de retard, à l'égard de toute administration, fiscale, sociale ou de tout autre créancier, quel qu'il soit ;
à fournir au professionnel les informations correctes et actualisées sur ses bénéficiaires effectifs et à lui communiquer tout changement ultérieur impliquant une adaptation éventuelle dans le registre UBO et ceci dans les 15 jours après avoir pris connaissance du changement (dans la mesure où la mission consiste en l'accomplissement des obligations relatives au registre UBO).

Tout ce qui n’est pas prévu explicitement comme charge incombant au professionnel sera exécuté par le client lui-même et ce, sous sa responsabilité exclusive.

Faute de ce faire, le professionnel sera dégagé de toute responsabilité pour non-respect des délais impartis par les lois, règlements et accords pour l'exécution des formalités fiscales, sociales ou autres, qui tomberaient sous le couvert de sa mission.

6.3. Interdiction de démarchage

Pour toute la durée de la convention, et durant une période de 12 mois après la fin de celle-ci, quelle que soit la raison de la cessation de la relation, le client et le professionnel s’engagent expressément à ne prendre en service, directement ou indirectement, aucun membre du personnel ou collaborateur indépendant de l’autre partie impliqué dans l’exécution de la convention, ni à leur faire exécuter des travaux, directement ou indirectement (notamment par l’intermédiaire d’une personne morale), en dehors d’une convention entre le client et le professionnel, sauf accord écrit préalable de l’autre partie. Toute infraction à cette interdiction donnera lieu à une indemnité forfaitaire d’un montant de 15 000,00 EUR.

7. Honoraires

7.1. Fixation des frais et honoraires

Les frais et honoraires sont fixés conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, applicables au professionnel, et comme prévu dans la lettre de mission, dont les présentes conditions générales font partie intégrante.

Les frais et honoraires sont dus au fur et à mesure de la réalisation des prestations au bénéfice du client, même si la mission n’est pas nécessairement terminée.

7.2. Honoraires en régie

Les honoraires en régie sont calculés sur la base du temps réellement passé par le professionnel et ses collaborateurs pour l'exécution des prestations. Le taux horaire appliqué sera précisé dans la lettre de mission. Ce taux peut varier en fonction de la complexité et de la nature des travaux à réaliser. Le temps passé inclut les réunions, déplacements, recherches, analyses et toute autre tâche nécessaire à la réalisation de la mission.

7.3. Honoraires au forfait

Les honoraires au forfait sont fixés à l'avance pour des prestations déterminées et convenues entre les parties. À défaut d’accord écrit, les prestations forfaitaires ne comprennent pas la clôture de la déclaration fiscale, le bilan, l’assemblée générale ainsi que les contrôles TVA et fiscaux.

Le montant du forfait est précisé dans la lettre de mission. Le forfait couvre uniquement les prestations spécifiées dans le contrat. Toute prestation supplémentaire fera l'objet d'une facturation complémentaire en régie ou d'un nouvel accord forfaitaire.

Le prix de la redevance forfaitaire est fixé en fonction du volume de travail annuel escompté. Il est révisable annuellement.

Le système de facturation des forfaits ne sont pas des provisions pour des travaux à exécuter. Ils sont inconditionnellement dus par le client quel que soit le travail comptable effectué. A la fin de la période annuelle, la convention sera tacitement reconduite, d’année en année, sauf préavis par courrier électronique trois mois avant la fin de l’année en cours.

Tout retard non imputable au professionnel dans l’exécution de sa mission n’empêche pas la facturation du forfait.

7.4. Refacturation de frais

Les frais engagés pour le compte du client, tels que les frais de publication au Moniteur belge ou autres frais administratifs, seront refacturés au client en sus des honoraires convenus

7.5. Conditions de paiement

Les factures et/ou notes d’honoraires sont payables dans les 8 jours de la date de facturation. A défaut de paiement, toutes les prestations seront automatiquement suspendues par le professionnel, jusqu’à régularisation complète du paiement. Le professionnel ne pourra en aucun cas être tenu responsable d’un quelconque préjudice direct ou indirect causé du fait de cette suspension de ses prestations.

Tout retard de paiement donnera lieu de plein droit et sans qu’une mise en demeure soit exigée :

à l’application d’un intérêt compensatoire au taux prévu à l’article 5 de la loi concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales du 2 août 2002 ;
à une indemnité conventionnelle dont le montant est fixé forfaitairement à 10 % des montants impayés, avec un minimum de 100,00 EUR.

7.6. Acomptes

Le professionnel peut demander un ou plusieurs acomptes. Ces acomptes sont portés en compte dans l’état final de frais et honoraires.

7.7. Contestation d'état de frais et honoraires

Toutes les contestations de frais et honoraires doivent être formulées par courrier électronique ou par lettre recommandée dans les 15 jours de la date de facturation. Si aucune contestation ne parvient (à temps) au professionnel, le client est présumé être d’accord avec les services facturés.

8. Responsabilité du professionnel

8.1. Limitation de la responsabilité

Le professionnel est uniquement responsable de l’application des règlements et usages légaux et administratifs en vigueur au moment de l’exécution des missions qui lui sont confiées.

Le professionnel ne pourra être tenu responsable des conséquences résultant de :

la non-communication des pièces comptables et documents du client dans les délais fixés ;
la communication d’informations falsifiées, erronées, inexactes, tardives et/ou incomplètes de la part du client ;
tout acte, déclaration ou agissement du client (ou de ses mandataires, apprentis ou de toute personne dont ce dernier doit répondre) qui pourrait avoir des répercussions défavorables sur l’exécution normale des missions confiées au professionnel ;
l’absence de réaction du client aux différentes questions posées et documents manquants réclamés par le professionnel dans l’exercice de sa mission ;
l’absence de réaction du client à la suite de l’information reçue suivant laquelle la continuité de son entreprise est compromise.

En aucun cas, le professionnel ne pourra être tenue responsable d’un quelconque manquement survenu après la remise du dossier du client au client ou au bureau comptable ayant repris la mission.

Il n’est pas davantage responsable des conséquences d’éventuels manquements, fautes ou infractions commis avant l'entrée en vigueur de la lettre de mission.

Enfin, conformément au droit commun, la responsabilité du professionnel ne peut être engagée que pour les missions dont il est démontré qu'elles ont été acceptées par celui-ci.

Le professionnel décline toute responsabilité en cas de perte d’informations communiquées par e-mail ou par internet, ainsi qu’en cas de retard sur le plan de la communication, si des données ont été interceptées, modifiées, transmises de façon incomplète.

Toute mise en cause de la responsabilité du professionnel devra lui être notifiée, par recommandé, dans un délai de huit jours à dater du jour où le client a pris connaissance, ou était susceptible de prendre connaissance du fait sur lequel est fondée cette mise en cause, et ce à peine de forclusion.

En toutes hypothèses, la responsabilité du professionnel est limitée aux montants et couvertures repris dans le modèle de la police « responsabilité civile professionnelle » consultable à l’adresse suivante : https://www.itaa.be/fr/police-collective-assurance-responsabilite-civile-professionnelle-membres-et-stagiaires-externes-itaa/

8.2. Assurance

Le professionnel a fait couvrir sa responsabilité civile professionnelle par un contrat d'assurance approuvé par le Conseil de l’ITAA.

Les limitations de responsabilité susvisées s’appliquent également aux revendications qui seraient dirigées du chef de l’exécution de la mission contre toutes les personnes, associés, dirigeants et/ou collaborateurs indépendants, qui ont la qualité d’assuré au sens du contrat d’assurance.

Lorsqu’il apparaît que deux ou plusieurs cas de dommages résultent d'une même faute, ils seront considérés comme ne constituant qu'un seul cas de responsabilité, et la responsabilité sera par conséquent limitée au montant le plus élevé de ceux s’appliquant aux missions ou aux conventions concernées.

Sauf disposition légale impérative contraire, les dommages résultant (a) d'une perte de profit, de goodwill, d'opportunités commerciales ou d'économies ou avantages escomptés, (b) de la perte ou de la corruption de données, (c) de pertes ou dommages indirects, ne donneront lieu à aucune indemnisation.

9. Lieu d'exécution de la mission et conservation des pièces

9.1. Lieu d'exécution de la mission

La mission du professionnel sera principalement exécutée dans les locaux de son cabinet, sauf accord contraire spécifié dans la lettre de mission ou convenu entre les parties. Cependant, certaines prestations peuvent nécessiter l'intervention du professionnel sur site, dans les locaux du client ou en tout autre lieu approprié. Les déplacements nécessaires à l'exécution de la mission pourront faire l'objet d'une facturation complémentaire, conformément aux conditions tarifaires en vigueur.

En cas de travaux à distance, les parties s'assureront que des moyens de communication sécurisés et adaptés sont utilisés pour l'échange de données et d'informations. Le client reste responsable de la transmission correcte et sécurisée des documents nécessaires à la mission.

9.2. Conservation des pièces

Les pièces, livres et documents peuvent être déplacés. Le professionnel peut les détenir le temps nécessaire à l’exécution de sa (ses) mission(s). Le client a toujours le droit de les consulter, soit personnellement, soit par l’intermédiaire d’un (de) préposé(s) ou d’un (de) mandataire(s) porteur(s) d’une procuration écrite, à condition que ces pièces, livres et documents soient la propriété du client.

Il incombe au client de conserver les pièces et documents comptables et de les récupérer dès que le professionnel lui notifie leur disponibilité. Le professionnel s’engage à mettre régulièrement à disposition du client ses pièces comptables.

10. Echange d'informations entre le client et le professionnel

10.1 Confidentialité

L'ensemble des courriers, avis et opinions transmis par le professionnel au client le sont sous la condition expresse que le client en respecte la confidentialité. Le client ne pourra en transmettre le contenu à des tiers que moyennant l'accord exprès, préalable et écrit du professionnel.

10.2. Propriété intellectuelle

Les courriers, avis et opinions émanant du professionnel sont protégés par le droit de la propriété intellectuelle et ne peuvent être utilisés ou reproduits que moyennant l’accord exprès, préalable et écrit du professionnel. Ils sont spécifiques à un client et à une situation donnée et ne peuvent être transposés à d’autres situations ou d’autres personnes, sans une nouvelle analyse.

11. Secret professionnel et blanchiment

Le professionnel, ainsi que ses mandataires ou préposés et employés, sont tenus, dans le cadre des missions qui leur sont confiées, au respect du secret professionnel, conformément à la législation applicable.

Par dérogation, la législation relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces délie le professionnel de son secret professionnel.

Le client confirme qu'il est au courant du fait que le professionnel est soumis à la législation relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces et s'engage à lui délivrer, sans délai, toute information et/ou document requis dans le cadre de ladite législation.

12. Vie privée et traitement des données

Le client reconnaît avoir été informé que ses données personnelles sont traitées par le professionnel pour les besoins de la gestion contractuelle et administrative de son dossier, dans le respect des législations applicables et imposées au professionnel et pour l’exécution des missions convenues entre eux.

13. Invalidité partielle

Si une clause ou une partie de clause des présentes conditions générales est déclarée nulle ou inapplicable, toutes les autres clauses resteront pleinement en vigueur.

14. Droit applicable et règlement des litiges

L’interprétation et l’exécution de la convention sont régies par le droit belge.

Les parties sont informées en cas de différend entre elles, de l’opportunité de tenter un mode alternatif de règlement des conflits.

Elles auront d’abord pris la peine de s’adresser l’objet de leurs questions ou différends par écrit.

Faute d’accord entre parties pour mettre en œuvre un mode alternatif de règlement des litiges, toute contestation, de quelque nature que ce soit, relève de la compétence des tribunaux et cours de l’arrondissement dans lequel le bureau du professionnel est établi.

LEGITAX

Expert-comptable fiscaliste dans la région de Mons